مساعد أول لمستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث
 |
| مطلوب مساعد أول لمستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث بالرياض |
مستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث
الرياض
يوفر الدعم الكامل لجميع الأنشطة المكتبية للمشرف على المنطقة المعينة.
المسؤوليات والواجبات الأساسية لمساعد مستشفى الملك فيصل التخصصي
1. يراقب سير جميع الشؤون العامة التي تؤثر على مشرف المكتب المعين.
2. يعمل كجهة اتصال أساسية للأشخاص الذين يسعون للحصول على مواعيد مع المشرف المعين لترتيب مثل هذا الموعد لتجنب الانقطاع غير الضروري لجدول المشرف وإحالة الزوار أو المتصلين عبر الهاتف إلى الموظفين المرؤوسين حسب الضرورة.
3. يفحص رسائل البريد الواردة ويعيد توجيهها إلى الوحدات الأخرى لاتخاذ الإجراءات المناسبة.
4. يؤلف الردود على المراسلات لتوقيع المشرفين.
5. يحافظ على سرية المعلومات والمراسلات.
6. يأخذ وينسخ مجموعة متنوعة من المراسلات ويلتزم بالتقارير الدورية عن تعليمات المجلس من المشرف ويتعامل مع الاستفسارات الروتينية شخصيًا.
7. يأخذ دقائق حسب تعليمات المشرف ويستخدم أجهزة الكمبيوتر لمجموعة متنوعة من الأنشطة.
8. يقدم معلومات روتينية من السجلات إلى وحدات المستشفى الأخرى على النحو المطلوب.
9. يعالج المسائل الإدارية البسيطة على أساس المعرفة والحكم فيما يتعلق بلوائح وسياسات المستشفى وإكمال مهام المشروع على النحو المطلوب.
10. يحتفظ بسجل لسياسات وإجراءات المستشفى الحالية.
11. ينشئ ويحافظ على مجموعة متنوعة من الملفات والأنظمة المكتبية الأخرى اللازمة لأداء العمل.
12-يقوم بإعداد كشوف المرتبات الشهرية وطلبات التوريد من خلال أوراكل وتوحيد تقارير الإدارات.
تعليم
مطلوب بكالوريوس أو شهادة جامعية / دبلوم في إدارة الأعمال أو اللغة الإنجليزية أو مجال السكرتارية أو الانضباط ذي الصلة.
الخبرات المطلوبة لمساعد مستشفي الملك فيصل التخصصي
مطلوب سنتين (2) من الخبرة في مجال السكرتارية مع درجة البكالوريوس أو أربع (4) سنوات مع دبلوم.
متطلبات أخرى (شهادات)
مطلوب تدريب رسمي في MS Word و MS Excel و MS Access.
مهارات الكتابة المطلوبة: ثنائي اللغة: كتابة عربية: 30 WPM كتابة باللغة الإنجليزية: 40 WPM غير ثنائي اللغة: كتابة باللغة الإنجليزية: 45 WPM
المواطن السعودي المفضل.
HOSPITAL ASSISTANT I,King Faisal Specialist Hospital
King Faisal Specialist Hospital and Research Centre
الرياض
Provides complete support for all office activities for the supervisor of the assigned area.
Essential Responsibilities and Duties
1. Controls the conduct of all general affairs which affect the supervisor of the assigned office.
2. Serves as primary contact for persons seeking appointments with the assigned supervisor arranging such appointment to avoid unnecessary interruption with the supervisor schedule and referring visitors or telephone callers to subordinate personnel as necessary.
3. Screens incoming mails and re-routes to other units for action where appropriate.
4. Composes replies to correspondence for supervisors signature.
5. Maintains confidentiality of information and correspondence.
6. Takes and transcribes variety of correspondence and complies periodic reports on board instruction from supervisor and handles routine queries personally.
7. Takes minutes as instructed by supervisor and utilizes computers for variety of activities.
8. Provides routine information from records to other Hospital’s units as requested.
9. Handles minor administrative matters based on knowledge and judgment regarding Hospital’sregulations and policies and complete project assignments as requested.
10. Maintains the record of current Hospital’s policies and procedures.
11. Establishes and maintains variety of files and other office systems necessary for the performance of the work.
12. Prepares the monthly payroll time sheet, supply requisitions through oracle and consolidate departmental reports.
Education
Bachelor’s or Associate Degree/Diploma in Business Administration, English Language, Secretarial field, or related discipline is required.
Experience Required
Two (2) year of secretarial experience with Bachelor’s Degree or four (4) years with Diploma is required.
Other Requirements(Certificates)
Formal training in MS Word, MS Excel and MS Access is required.
Required Typing Skills:Bilingual: Arabic typing: 30 WPM English typing: 40 WPMNon Bilingual: English typing: 45 WPM
Saudi National is preferred.
